Zásady ochrany osobních údajů

Totožnost a kontaktní údaje správce

Správcem osobních údajů ve smyslu čl. 4 bodu 7 GDPR je společnost 200systems s.r.o., IČO 22488111, DIČ CZ22488111, se sídlem Pod altánem 132/97, Strašnice, 100 00 Praha 10, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 417334, zastoupená jednatelem Markem Kejdou (dále jen „správce“, „poskytovatel“ nebo „my“).

Ve všech záležitostech týkajících se zpracování osobních údajů a uplatnění vašich práv nás můžete kontaktovat e-mailem na adrese chci@suplovani.cz nebo prostřednictvím stránky kontakt. Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů, neboť mu tuto povinnost čl. 37 GDPR neukládá; kontaktním místem pro veškeré dotazy k ochraně údajů zůstává výše uvedená e-mailová adresa.

Tyto zásady se vztahují na zpracování osobních údajů při provozu našich internetových stránek suplovani.cz a při poskytování služby digitální nástěnky pro školy (dále jen „služba“). Doplňují Obchodní podmínky (VOP) a Zásady používání cookies.

Kdy jsme správce a kdy zpracovatel

Rozlišujeme dvě různé role:

• Správce. Osobní údaje, které zpracováváme z vlastního rozhodnutí a pro vlastní účely — údaje návštěvníků webu, zájemců o službu a kontaktních a fakturačních osob našich zákazníků — zpracováváme jako správce a řídí se těmito zásadami.
• Zpracovatel. Obsah, který škola jako náš zákazník vloží do služby a zobrazuje na nástěnce (například jména v rozvrhu suplování, oznámení nebo fotografie), zpracováváme jménem a podle pokynů školy jako zpracovatel. Správcem těchto údajů je škola; podmínky tohoto zpracování upravuje samostatná smlouva o zpracování osobních údajů (DPA), kterou vám na vyžádání poskytneme na adrese chci@suplovani.cz.

Tyto zásady popisují zpracování v roli správce.

Jaké osobní údaje zpracováváme

V závislosti na tom, zda jste náš zákazník, zájemce o službu nebo návštěvník webu, zpracováváme jako správce následující kategorie osobních údajů:

• Identifikační a kontaktní údaje – jméno a příjmení, akademický titul, název školy, funkce, e-mailová adresa, telefonní číslo, poštovní adresa.
• Fakturační a platební údaje – IČO, DIČ, sídlo, bankovní spojení, údaje o objednávkách, smlouvách, fakturách a provedených platbách.
• Přístupové údaje ke Studiu – přihlašovací e-mail a údaje potřebné pro správu uživatelského účtu ve webovém editoru na adrese studio.suplovani.cz.
• Technické údaje a provozní logy – IP adresa, typ a verze prohlížeče a operačního systému, datum a čas přístupu, navštívené stránky, referující stránka a údaje z technologií uložených v prohlížeči.
• Obsah komunikace – obsah e-mailů, zpráv z kontaktního formuláře, poptávek a další sdělení, která nám při vzájemné komunikaci poskytnete.

Záměrně neshromažďujeme zvláštní kategorie osobních údajů (tzv. citlivé údaje podle čl. 9 GDPR) a nežádáme vás o jejich poskytnutí. Naše služby ani web nejsou určeny dětem mladším 15 let a osobní údaje dětí vědomě nezpracováváme v roli správce. Rozsah technologií uložených v prohlížeči blíže popisuje dokument Cookies.

Účely zpracování a právní základy

Každé zpracování má vždy jeden nebo více účelů a odpovídající právní základ podle čl. 6 odst. 1 GDPR. Přehled hlavních operací zpracování v roli správce uvádíme v následující tabulce:

Účel zpracování	Kategorie osobních údajů	Právní základ (čl. 6 odst. 1 GDPR)
Uzavření a plnění smlouvy, poskytování a rozvoj služby, správa účtu ve Studiu a komunikace o objednávce	Identifikační, kontaktní, přístupové, obsah komunikace	Plnění smlouvy – písm. b)
Vystavování a evidence faktur, vedení účetnictví a plnění daňových a archivačních povinností	Identifikační, fakturační	Splnění právní povinnosti – písm. c)
Vyřizování dotazů a poptávek z kontaktního formuláře a e-mailové komunikace	Identifikační, kontaktní, obsah komunikace	Provedení opatření před uzavřením smlouvy – písm. b), případně oprávněný zájem – písm. f)
Zajištění provozu, bezpečnosti a stability webu a služby, prevence zneužití a kybernetických útoků	Technické údaje a logy	Oprávněný zájem – písm. f)
Zobrazení interaktivní mapy sídla na stránce Kontakt	Technické údaje	Oprávněný zájem – písm. f)
Měření návštěvnosti webu (Google Analytics)	Technické údaje, identifikátory cookies, údaje o používání webu	Souhlas – písm. a)
Zasílání obchodních sdělení a novinek	Identifikační, kontaktní	Souhlas – písm. a), u našich zákazníků oprávněný zájem – písm. f) ve spojení s § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb.
Určení, výkon nebo obhajoba právních nároků	Dle povahy případu	Oprávněný zájem – písm. f)

Marketingové cookies na webu nepoužíváme. Návštěvnost webu měříme nástrojem Google Analytics jen tehdy, když k tomu v cookie liště dáte souhlas; souhlas můžete kdykoli odvolat na stránce Cookies. Je-li právním základem oprávněný zájem, provedli jsme test proporcionality (tzv. balanční test) a dospěli jsme k závěru, že vaše práva a svobody nad naším zájmem nepřevažují. Proti takovému zpracování můžete kdykoli podat námitku (viz sekce Práva subjektu údajů). Poskytnutí údajů nezbytných pro uzavření a plnění smlouvy nebo pro splnění právní povinnosti je požadavkem nutným k jejímu splnění; bez nich vám nemůžeme službu poskytnout.

Zdroje osobních údajů

Osobní údaje získáváme zejména z těchto zdrojů:

• Přímo od vás – při objednávce služby, uzavření smlouvy, vyplnění kontaktního formuláře, e-mailové či telefonické komunikaci nebo přihlášení k odběru obchodních sdělení.
• Automaticky při užívání webu a služby – technické údaje, provozní logy a údaje uložené v prohlížeči vznikají při vaší návštěvě webu a při práci ve Studiu.
• Z veřejných rejstříků a evidencí – zejména z obchodního rejstříku, živnostenského rejstříku nebo registru plátců DPH, a to pro účely fakturace a ověření obchodního partnera.

Příjemci a zpracovatelé údajů

Osobní údaje zpřístupňujeme pouze v nezbytném rozsahu a pouze těm příjemcům, u nichž je to nutné pro naplnění výše uvedených účelů. Mezi kategorie příjemců a zpracovatelů patří:

• poskytovatelé serverové a cloudové infrastruktury, hostingu a technického zázemí webu a služby [k doplnění: konkrétní poskytovatelé, např. hosting a databáze];
• poskytovatelé e-mailových služeb a nástrojů pro rozesílání obchodních sdělení [k doplnění: konkrétní poskytovatel];
• Mapbox, Inc. (mapové podklady pro mapu na stránce Kontakt);
• Google Ireland Limited (měření návštěvnosti webu nástrojem Google Analytics, pouze s vaším souhlasem);
• účetní, daňoví a právní poradci;
• orgány veřejné moci, vyžaduje-li to právní předpis.

S každým zpracovatelem, který pro nás zpracovává osobní údaje, máme uzavřenou smlouvu o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR, případně jsme přistoupili k jeho smluvním podmínkám zpracování, které zpracovatele zavazují k mlčenlivosti a k odpovídajícímu zabezpečení údajů. Vaše osobní údaje neprodáváme ani je nepředáváme třetím osobám pro jejich vlastní marketingové účely.

Předání údajů do třetích zemí mimo EU/EHP

Osobní údaje zpracováváme přednostně v rámci Evropské unie a Evropského hospodářského prostoru. Mimo EU/EHP, do Spojených států amerických, se údaje mohou dostat pouze u mapy na stránce Kontakt (Mapbox) a u měření návštěvnosti, pokud jste k němu dali souhlas (Google). K takovému předání dochází jen při zajištění vhodných záruk podle kapitoly V GDPR — rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany podle čl. 45 GDPR ve vztahu k příjemcům certifikovaným v rámci EU-US Data Privacy Framework, jinak standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí podle čl. 46 GDPR. Kopii použitých záruk nebo informaci o tom, kde jsou dostupné, vám na vyžádání poskytneme na adrese chci@suplovani.cz.

Zabezpečení osobních údajů

Přijímáme vhodná technická a organizační opatření, abychom osobní údaje chránili před neoprávněným přístupem, ztrátou, zničením či zneužitím, a to v souladu s čl. 32 GDPR. Mezi tato opatření patří zejména řízení přístupových oprávnění, šifrování přenášených údajů, pravidelné zálohování, aktualizace používaných systémů a poučení osob podílejících se na zpracování o povinnosti mlčenlivosti.

Doba uchování údajů

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou k naplnění účelu, pro který byly shromážděny, nebo po dobu stanovenou právními předpisy:

• Údaje z plnění smlouvy – po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu běhu příslušných promlčecích lhůt k ochraně našich právních nároků.
• Fakturační a účetní doklady – po dobu stanovenou daňovými a účetními předpisy, zpravidla 10 let od konce příslušného zdaňovacího období.
• Údaje zpracovávané na základě souhlasu – do odvolání souhlasu, nejdéle však po dobu, na kterou byl souhlas udělen.
• Údaje z měření návštěvnosti (Google Analytics) – [k doplnění: doba uchování nastavená ve službě Google Analytics, např. 14 měsíců]; cookies Google Analytics platí nejdéle 2 roky.
• Technické údaje a provozní logy – po dobu nezbytnou pro zajištění provozu a bezpečnosti, zpravidla nejdéle 6 měsíců; záznamy související s bezpečnostním incidentem do jeho uzavření a vypořádání souvisejících nároků.
• Obsah komunikace a poptávek – po dobu nezbytnou k vyřízení dotazu a po přiměřenou dobu poté pro účely doložení průběhu komunikace.

Po uplynutí doby uchování osobní údaje bezpečně vymažeme nebo anonymizujeme tak, aby již nebylo možné vás identifikovat.

Práva subjektu údajů

Ve vztahu k vašim osobním údajům máte podle GDPR zejména tato práva:

• Právo na přístup (čl. 15) – získat potvrzení, zda zpracováváme vaše údaje, a kopii těchto údajů spolu s dalšími informacemi o zpracování.
• Právo na opravu (čl. 16) – nechat opravit nepřesné nebo doplnit neúplné údaje.
• Právo na výmaz (čl. 17) – tzv. právo být zapomenut, jsou-li splněny zákonné podmínky.
• Právo na omezení zpracování (čl. 18) – v případech stanovených GDPR.
• Právo na přenositelnost údajů (čl. 20) – získat údaje, které jste nám poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.
• Právo vznést námitku (čl. 21) proti zpracování založenému na oprávněném zájmu; proti zpracování pro účely přímého marketingu můžete vznést námitku kdykoli a takové zpracování bez dalšího ukončíme.
• Právo odvolat souhlas – tam, kde je zpracování založeno na souhlasu; odvoláním není dotčena zákonnost zpracování před jeho odvoláním.

Svá práva můžete uplatnit e-mailem na adrese chci@suplovani.cz nebo prostřednictvím stránky kontakt. Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od jejího obdržení; tuto lhůtu lze ve složitých případech prodloužit až o další dva měsíce, o čemž vás vyrozumíme. Vyřízení žádosti je zpravidla bezplatné; u zjevně nedůvodných nebo nepřiměřených žádostí můžeme účtovat přiměřený poplatek nebo žádost odmítnout. Za účelem ochrany vašich údajů můžeme před vyřízením žádosti ověřit vaši totožnost.

Automatizované rozhodování a profilování

Při zpracování vašich osobních údajů nedochází k automatizovanému individuálnímu rozhodování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás obdobně významně dotýkalo ve smyslu čl. 22 GDPR. Profilování neprovádíme.

Cookies

Naše internetové stránky ukládají do vašeho prohlížeče položky nezbytné pro jejich fungování a pro zapamatování vašich voleb. Analytické cookies Google Analytics ukládáme pouze s vaším souhlasem, marketingové cookies nepoužíváme. Mapa na stránce Kontakt se nejprve zobrazí jako statický obrázek ze služby Mapbox; interaktivní mapa se spustí až vaší akcí a Mapbox si pak v prohlížeči ukládá identifikátor pro měření využití mapy.

Podrobné informace o jednotlivých položkách, jejich účelu a době platnosti a o tom, jak je spravovat, najdete v samostatném dokumentu Cookies.

Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Pokud se domníváte, že zpracováním vašich osobních údajů dochází k porušení GDPR, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu. V České republice je jím:

Úřad pro ochranu osobních údajů Pplk. Sochora 27 170 00 Praha 7 https://www.uoou.cz

Uvítáme, pokud se s podnětem nejprve obrátíte přímo na nás na adresu chci@suplovani.cz, abychom mohli případný problém vyřešit rychle a smírně.

Změny těchto zásad a jejich účinnost

Tyto zásady můžeme čas od času aktualizovat, zejména v návaznosti na změny právních předpisů, našich služeb nebo způsobů zpracování osobních údajů. Aktuální znění je vždy dostupné na adrese Zásady ochrany osobních údajů.

O podstatných změnách vás budeme přiměřeně informovat, například oznámením na webu nebo e-mailem. Toto znění nabývá účinnosti dne [k doplnění: datum účinnosti] a nahrazuje veškerá předchozí znění.